Din varukorg är för närvarande tom!
När ska jag använda Aff?
Tillbaka
ABFF eller AB 04 / ABT 06
Välj ett anpassat regelverk!
Samhällsbyggnadsbranschen i Sverige har länge arbetat med branschregelverk, vilket gör det lättare att teckna avtal. Det är dock inte alltid tydligt vilket regelverk som ska användas, och kunskapen om ABFF är lägre än om regelverken från BKK.
I denna guide har vi försökt att kortfattat beskriva när det är lämpligt att använda ABFF och när man bör använda andra regelverk. Nedanstående bild visar de vanliga branschregelverken inom bygg- och fastighetssektorn.
Projekt eller tjänste-entreprenad?
Det är skillnad på projekt och på entreprenader som innehåller tjänster. Den fundamentala skillnaden är när funktionen ska levereras. I en tjänsteentreprenad är utgångspunkten att Leverantören i någon form ska upprätthålla och återställa funktionen genom återkommande insatser, vilket innebär att funktionen ska finnas under kontraktstiden. I ett projekt så ska funktionen levereras vid kontraktstidens slut, och först då kan också ”fel i entreprenaden” uppstå.
En tjänste-entreprenad
- Pågår under längre tid
- Arbetsuppgifterna återkommer under entreprenad-tiden
- Har som mål att upprätthålla en funktion
- Fokuserar på resultatet under kontraktstiden
Ett projekt
- Pågår under en avgränsad tid
- Har början och slut
- Har som mål att förbättra / förändra något
- Fokuserar på resultatet vid kontraktstidens slut
När det inte är så tydligt vad som gäller
Ovan har vi gått igenom att ABFF är lämpligt för renodlade drift- och tjänsteentreprenader, likaså att AB/ABT lämpar sig för enskilda projekt. Men alla entreprenader är inte så entydiga.
Denna information riktar in sig på de entreprenader som inte riktigt faller inom dessa kategorier utan blandar uppgifter. Här försöker vi beskriva hur du kan avgöra vilket regelverk som bör användas och på vilket sätt, samt exemplifierar vilka typer av entreprenader som brukar orsaka huvudbry.
1 - När ska funktionen finnas?
Det viktigaste kriteriet är när funktionen ska finnas. Är det vid entreprenadens avslut, eller är det löpande under entreprenaden? Ska funktionen finnas under kontraktstiden är ABFF generellt ett bättre val.
2 - Fel i entreprenaden
En viktig skillnad skillnad mellan regelverken är innebörden av fel, och när ett fel kan uppkomma.
I ABT 06 definieras fel som ”avvikelse som innebär att en del av en entreprenad inte utförts alls eller inte utförts på kontraktsenligt sätt”. Felet kan dock endast ”uppkomma” vid slutbesiktning eller därefter, eftersom ”kontraktsenligt utförande” avser avlämnandet. Entreprenören ansvar för att avhjälpa fel under garantitid och ansvarstid, vilket är efter kontraktstiden.
I Aff-definitioner definieras fel som ”avvikelse som innebär att del av en entreprenad inte utförts eller inte utförts på avtalsenligt sätt” vilket är nästan lika. Men det finns en avgörande skillnad:
- Fel kan uppkomma under kontraktstid och under ansvarstiden
- L ansvarar för att avhjälpa fel under kontraktstid och ansvarstid
Denna skillnad är avgörande vid entreprenader som innehåller drift, då det är väsentligt att Leverantören ska avhjälpa fel i entreprenaden under kontraktstidens gång. Ska Leverantören avhjälpa fel i entreprenaden under kontraktstiden är ABFF generellt ett bättre val.
Exempel på typentreprenader som inte inordnar sig
Många entreprenader kan vara svåra att koppla till ett regelverk, då de blandar drift med planerat underhåll eller bara innehåller behovsstyrda åtgärder som avhjälpande underhåll. Därför listar vi nedan några typentreprenader som brukar ställa till med huvudbry.
För samtliga av dessa är ABFF fortfarande ett lämpligt regelverk. För de entreprenader som bygger in visst planerat underhåll eller vill ge möjlighet att avropa mindre projektarbeten är det dock lämpligt att komplettera ABFF med skrivningar som reglerar sådant som garanti och slutbesiktning för dessa arbeten.
- Reparatören - Leverantören åtar sig att självständigt utföra avhjälpande underhåll utifrån felanmälningar från exempelvis hyresgäster och beställare, utan att det ligger något driftuppdrag i botten
- Beslysningsentreprenaden - Drift, avhjälpande underhåll och visst begränsat planerat underhåll samt möjlighet till annat på timpris
- Brandlarmsentreprenaden - Drift (exempelvis provningar och att leverantören är anläggningsskötare), avhjälpande underhåll, planerat underhåll, byten av brandlarm, möjlighet till annat på timpris
- Serviceavtalet - Drift, avhjälpande underhåll samt möjlighet till annat på timpris avseende specifika installationer.
När ska jag inte använda ABFF?
Du ska inte använda ABFF till projekt, exempelvis en hyresgästanpassning. Vissa typer av projektarbeten kan dock inkluderas i en tjänsteentreprenad, se Avtal med både drift och underhåll.
Det är inte heller lämpligt att använda ABFF till renodlade tekniska ramavtal av typen ”elinstallationer”. I denna typ av ramavtal finns inget åtagande, utan de ger endast beställaren en möjlighet att avropa arbeten. Vilket arbete som ska utföras definieras i varje avrop och leverantören har rätt att avstå arbetet. Varje avrop är därmed att betrakta som ett litet projekt och då passar AB04/ABT 06 bättre. Avser ramavtalet däremot tjänsteleveranser är ABFF fortfarande rätt grund, då varje avrop kan ses som en liten tjänsteentreprenad.
Tillbaka
Avtal med både drift och underhåll
Kan man inkludera planerat underhåll i en Aff-entreprenad?
Det är vanligt att en beställare vill låta sin leverantör av fastighetsteknik genomföra större underhållsåtgärder och/eller mindre förändringar i fastigheterna (nedan kallat ”projektarbete”). Det sker ofta som tilläggsarbete, men om beställaren beställer projektarbeten av leverantören vid mer än enstaka tillfällen kan det finnas anledning att istället inkludera dessa som kontraktsarbeten.
När ett projektarbete utförs är det bra om de ”normala” skrivningarna i Kontraktet kompletteras med regleringar som är lämpliga för byggnadsarbeten. För en enstaka beställning av tilläggsarbete kan kompletteringarna ske i själva beställningen, men om man vill inkludera projektarbeten som kontraktsarbeten behöver skrivningarna finnas med i Kontraktet. Antingen från början av entreprenaden eller som ett tillägg till Kontraktet när behov senare uppstår.
Därför finns det i Avtalssystemet en bilaga till Kontraktsformuläret som innehåller de regleringar som kompletterar ABFF vad avser projektarbeten.
Hur går jag tillväga?
När du som beställare redan på förhand vet att leverantören ska utföra en viss typ av projektarbeten så kan dessa lämpligen inkluderas som kontraktsarbeten redan i förfrågningsunderlaget. Ett sätt att göra det på är så här:
- Se till att det under K1 Omfattning framgår att entreprenaden även omfattar aktuella projektarbeten.
- Definiera ordentligt vilken typ av arbeten det är frågan om, exempelvis att det handlar om ”planerat underhåll på elanläggningarna” och ”upp till 250.000 kr per arbete”.
- Beskriv vilka särskilda krav som ställs på avropsprocessen.
- Om det finns särskilda övergripande krav, exempelvis särskilda entreprenadmöten eller rapportering, med anledning av dessa arbeten beskrivs de i Övergripande tjänstekrav på samma sätt som för alla arbeten.
- Beskriv tydligt i Tjänstebeskrivningen hur tjänsten ska utföras.
Själva projektarbetet (exempelvis att byta en elcentral) kan sannolikt inte beskrivas i förväg eftersom det ännu inte är känt vilket underhållsarbete som behöver utföras, men det finns ändå mycket som bör kunna beskrivas i Tjänstebeskrivningen. Dels typen av projektarbeten men även sådant som hur förfrågningar om genomförande ska gå till, vilka krav ställer ni på administration, styrning och information m.m.
Det går bra att använd Kontraktsbilagan som den är, men den kan också helt eller delvis arbetas in i övriga Kontraktet.
Om du redan är i en befintlig entreprenad och inser att du beställer en hel del projektarbeten av din leverantör kan du använda bilagan för att göra ett tillägg till avtalet. Se då till att bilagan blir signerad av båda parter.
Kom ihåg...
… att skrivningarna i bilagan är generella och är beroende av varandra för att skapa en helhet. Som all dokumentation är de också utformade för att skapa balans mellan parterna. Görs ändringar i bilagan kan det medföra att utfallet blir något annat än tänkt.
Tillbaka
Internavtal
Överenskommelser mellan två parter inom samma huvudorganisation har precis som avtal med extern part ett behov av att vara tydliga. Även om det inte handlar om pengar som transfereras är det viktigt att överenskommelsen dokumenteras. När det gäller överenskommelser rörande drift och förvaltning innebär det att man behöver komma överens om, och dokumentera följande:
- Vad ska utföras, och vad gäller för särskilda krav på utförandet?
- ”På vad” ska tjänsterna utföras, d.v.s. vilka fastigheter och utrustning är det frågan om?
- Vad finns för övriga krav på organisationen som utför tjänsterna?
- Vilka ansvarsöverföringar ska göras, d.v.s. hur hanteras fastighetsägarens ansvar?
- Ska det ske någon ekonomisk reglering, och i så fall hur?
Dessutom är det viktigt att klargöra att vi menar samma sak när vi beskriver arbetet.
Alla dessa saker, och fler därtill, ingår i de mallar som är en del av Aff-dokumentationen.
För en ren intern gränsdragning, t.ex. mellan olika avdelningar, är det mest tjänstebeskrivningen som är intressant. Den beskriver vilket arbete som ska utföras, och så kan man ange i en dokumentets gränsdragningslista vem som är ansvarig. Är det frågan om ett internavtal mellan t.ex. moder- och dotterbolag så är såväl Kontrakt, Övergripande tjänstekrav, Tjänstebeskrivningar och Objektsbeskrivning relevanta handlingar tillsammans med ABFF och Aff-definitioner.
Tillbaka
Rollbeskrivningar
En bra checklista
Tjänstebeskrivningen kan även användas som ett underlag när man ska skapa rollbeskrivningar för olika roller inom organisationen.
Eftersom Tjänstebeskrivningen är gjord för att beskriva samtliga tänkbara arbetsuppgifter fungerar den utmärkt som en checklista.
Gå igenom den rubrik för rubrik och fundera på vem som är ansvarig för respektive arbetsuppgift och om det finns särskilda krav eller kopplingar till andra roller.
