Skapa avtal

I denna kategori kommer du hitta  information som är bra när du ska göra en upphandling, och därmed forma din entreprenad. Vi bygger på innehållet vartefter.

Tillbaka

Kontraktshandlingar

Vad är Kontraktshandlingarna?

Inom Aff benämner vi de olika delarna av avtalet för Kontraktshandlingar. Termen Kontraktshandlingar defineras i Aff-definitioner 15 som “kontrakt jämte handlingar som är fogade till detta eller som i någon av dessa är angivna som gällande för kontraktsarbetena”. 

I ABFF 15 står också att “Omfattningen av kontraktsarbetena bestäms av kontraktshandlingarna.” Därför behöver du ha tillgång till samtliga kontraktshandlingar för att kunna tolka vad som gäller – det räcker alltså inte med Kontraktet eller förfrågningsunderlaget. 

Kontraktshandlingarna listas i Kontraktet, under rubriken K1.1 Kontraktshandlingar. Du behöver inte lista lagar och föreskrifter, men om du som beställare har särskilda rutiner som du vill att leverantören ska följa behöver även dessa listas som Kontraktshandling. 

För att göra det enklare att hålla ordning på handlingarna grupperas de ofta enligt den rangordningsregel som finns i ABFF 15 kap 1 § 4 och som listar de vanliga grupperna av kontraktshandlingar. Där kan man exempelvis utläsa att såväl ABFF som Aff-definitioner förutsätts vara en del av Kontraktshandlingarna, precis som förfrågningsunderlaget och anbudet. Listan är numrerad från 01 till 06, och det gör att samtliga handlingar som är en del av Förfrågningsunderlaget normalt grupperas under nr 06. Det kan exempelvis se ut så här:

  • 06.1 Kontraktsformulär
  • 06.2 Övergripande tjänstekrav
  • 06.3 Tjänstebeskrivningar
  • 06.4 Objektsbeskrivning
  • 06.5 Upphandlingsföreskrifter
Objektsbeskrivningen består normalt av ett större antal handlingar i sig, såsom listor, ritningar och foton. Då kan det i exemplet ovan vara så att man anger dessa handlingar med ytterligare en underkod: 06.4.1 , 06.4.2, 06.4.3 etc. 


Tillbaka

Avtal i samråd

Aff är gjort för upphandling i konkurrens

Ett Aff-avtal bygger i grunden på att det sker en upphandling i konkurrens, och ABFF följer “konkurrensens princip”. Beställare och Leverantör ses som kompetenta parter. Beställaren förutsätts göra ett komplett och korrekt förfrågningunderlag, och Leverantören förväntas lämna det bästa priset givet handlingarna. 

Men ibland sker inte regelrätta upphandlingar med hjälp av fullödiga förfrågningsunderlag. Istället kanske en mindre fastighetsägare, exemplvis en Brf, kontaktar ett par leverantörer och ber om offerter baserat på en enklare beskrivning av behovet.

I detta fall är det Leverantören som återkommer med ett förslag på utförande, istället för att utförandet är helt beskrivet i förfrågningsunderlaget. Beställare och Leverantör för sedan en dialog om behovet och erbjudandet, vilket så småningom mynnar ut i ett avtal. Ofta är det i dessa fall Leverantörerna som kommer med färdiga avtalsförslag. 

Detta förfarande kallas för Avtal i samråd, och i ABFF 15 kom det för första gången in regleringar av detta förfarande. Vid avtal i samråd gäller kap 1 § 1, medan ett antal andra regleringar från kapitel 1 inte blir gällande. 

Vid avtal i samråd är det som alltid väsentligt att förteckna kontraktshandlingarna, men även i vilken ordning de gäller ifall de skulle finnas motstridigheter. 

Tillbaka

Entreprenadform

Funktionsentreprenad eller utförandeentreprenad?

En funktionsentreprenad bygger på att B angett funktionskrav med tillhörande acceptanskriterier, samt angett vilka tjänstetyper (exempelvis tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll) som omfattas. Sedan är det upp till L att välja arbetsmetod och utförandetider så att funktionen upprätthålls och acceptanskriterierna uppnås. Det innebär att L kan (och förväntas) styra arbetet utefter vad som erfordras för att upprätthålla funktion och uppnå acceptanskriterierna.

En utförandeentreprenad bygger på att B beskrivit vad som ska utföras och när det ska utföras (dvs. frekvensen för utförandet) med hjälp av åtgärdskrav och utförandetider. Det innebär att L har att utföra arbetet på det sättet, oavsett om det är mest lämpligt eller ej (L ska dock alltid underrätta B om det som är beskrivet är olämpligt). Det innebär också att L är skyldig att genomföra samtliga beskrivna arbeten, dvs. L kan inte själv prioritera om bland åtgärderna.

Är den ena entreprenadformen bättre än den andra? Nej, så kan man inte säga. Vad som är en lämplig entreprenadform beror på en mängd faktorer, så se till att ta ett genomtänkt beslut. 

Nedanstående bild visar de mest påverkande faktorerna i valet mellan funktions- och utförandeentreprenad. Mer information om valet av entreprenadform hittar du i vår utbildning “Upphandling” i Aff Akademin, eller i Kunskapsbankens Att leva med Aff som är tillgänglig för våra medlemmar.

En utförandeentreprenad passar ofta bäst för mindre entreprenader eftersom:

  • Det arbete som ska utföras är mindre omfattande och lätt att beskriva.
  • Det finns få fördelar med att låta leverantören planera och kalkylera sitt arbete själv.

En funktionsentreprenad gör sig bra för riktigt omfattande entreprenader eftersom:

  • Det arbete som ska utföras är omfattande och svårt att beskriva redan vid upphandlingen.
  • Det finns fördelar med att leverantören själv kan planera och kalkylera arbetet.
  • Leverantören kan anpassa sitt arbetet efter objekten och tjänsternas olika förutsättningar.

En utförandeentreprenad passar bra när du har:

  • Har personal med fackkompetens avseende den funktion du ska upphandla, till exempel brandskyddsarbete. 
  • Önskemål om att kunna styra leverantörens åtgärder mer direkt.

En funktionsentreprenad passar bra när du:

  • Inte har egen personal med fackkompetens avseende den funktion du ska upphandla.
  • När du har svårt att ge leverantören instruktioner, eller tolka ett beskrivet utförande för att du saknar en viss kompetens.

En utförandeentreprenad är ofta lämplig när du:

  • Regelbundet utför eller låter utföra arbeten som kan påverka funktionen.
  • Ser områden där det kan uppstå diskussion kring vem som är ansvarig för att funktionen ska upprätthållas.

En funktionsentreprenad passar istället entreprenader där du:

  • Mer sällan utför eller låter utföra arbeten som påverkar funktionen.
  • Kan avgränsa de arbeten som påverkar funktionen
Tillbaka

Entreprenadomfattning

Vad omfattar entreprenaden egentligen?

Enligt Aff-definitioner är entreprenaden = kontraktsarbeten +/- ändringar och tilläggsarbeten. Och enligt ABFF 15 så bestäms kontraktsarbetenas omfattning av kontraktshandlingarna. Det kan tyckas självklart, men regeln innebär också att det som inte finns redovisat inte  heller omfattas av L:s åtagande. Ytterligare en viktig skrivning i ABFF 15 är att kontraktshandlingarna kompletterar varandra.  Det innebär förenklat att man behöver lägga ihop informationen i de olika handlingarna för att kunna utläsa vad som egentligen är entreprenadens omfattning. 

I praktiken består ett Aff-avtal av många olika handlingar, så var hittar jag relevant information om entreprenadomfattningen?

Första platsen att söka upp är Kontraktet, i koden K1 Omfattning. Precis som namnet antyder så är det här som den övergripande omfattningen av entreprenaden ska kunna utläsas. Är det städning av bostadsfastigheter, fastighetsdrift av kommunala fastigheter, fastighetsförvaltning av köpcentrum eller något annat? 

Dock kan inte omfattningen förtydligas endast av texten i en kod, varför den normalt avslutas med en hänvisning till övriga handlingar. Då kan det stå så här: “Entreprenadens omfattning i detalj framgår av i K1.1 förtecknade kontraktshandlingar.” 

Bland de övriga handlingarna finns två dokument som är centrala för att avgöra omfattningen. Tjänstebeskrivningen anger vilka tjänster som ska utföras, medan Objektsbeskrivningen anger “på vad” arbetet ska utföras. Tillsammans kan man säga att det förtydligar omfattningen av arbetet. 

Tillbaka

Åtagande och ersättning

Ingår det?

Ofta pratar vi lite slarvigt om att något “ingår” eller “inte ingår”. Det leder lätt till missförstånd, då det är skillnad på frågan om något ingår i L:s åtagande, eller om det ingår i den fasta ersättningen. 

När vi pratar åtagande så avses arbetet, hur arbetet ersätts är en annan fråga. Ersättningsformen för kontraktsabetena i en Aff-entreprenad är ofta en blandning av fast och rörlig ersättning, där fördelningen mellan dessa kan se väldigt olika ut. 

Hur arbetet ersätts påverkar inte huruvida det ingår i L:s åtagande eller ej. Även kontraktsarbeten som ska utföras mot rörlig ersättning ingår i L:s åtagande. 

  • Håll isär arbete och ersättning
  • Ta först reda på om ett arbete ingår i åtagandet
  • Först efter det kommer frågan om hur arbetet ersätts
Tillbaka

Löpnande räkning enligt självkostnadsprincipen

Löpande räkning

När ett arbete ersätts med rörlig ersättning är det vanligt att det finns angivet vissa à-priser, och att man använder löpande räkning för det som faller utanför à-priserna.  Men ibland talar man om löpande räkning och ibland om självkostnadsprincipen. Vad gäller egentligen?

Jo, själva ersättningsmodellen är löpande räkning, och vid den utgår det ersättning enligt självkostnadsprincipen. Så rent praktiskt har det inte så stor betydelse vilket ord man använder, utan innebörden blir normalt detsamma.

Självkostnadsprincipen

Självkostnadsprincipen innebär kortfattat att L får en ersättning som motsvarar deras egen kostnad, plus ett entreprenörsarvode. 

Själva ersättningsmodellen är löpande räkning, och vid den utgår det ersättning enligt självkostnadsprincipen.

Självkostnadsprincipen beskrivs i ABFF 15 i kap 6 § 3. Där finns det angivet vad L får räkna in i självkostnaden samt vad entreprenörsarvodet ska omfatta. Det beskrivs med en lista på 9 punkter. Pkt 1-7 räknar upp vad L får räkna in i sin sjävkostnad, och pkt 8 & 9 anger två olika typer av entreprenörsarvode.

Pkt 8 är den som används mest, då den förenklat är L:s påslag för centraladministration och vinst för deras kostnad enligt pkt 1-7. Den syns oftast som ett %-påslag på L:s faktura när de vidarefakturerar en  underleverantörs- eller materialfaktura.

Pkt 9 avser ersättning för hantering av arbete, hjälpmedel, material eller vara som har betalats av beställaren direkt – det vill säga fakturan har inte passerat L. Det här är inte så vanligt i Aff-entreprenader, utan vi arbetar mer med att beskriva tjänsten “hantering” och ersätta den på samma sätt som andra arbetsuppgifter.

Hur stort entreprenörsarvodet är i en entreprenad framgår av Kontraktet, K6 Ekonomi. En vanlig formulering är: “När ersättning utgår på löpande räkning enligt självkostnadsprincipen (enligt ABFF 15 kap 6 § 3) ska procentsatsen för entreprenörsarvodet enligt punkt 8 vara …%.”

Tillbaka

À-priser

Vad är ett á-pris?

 Aff-definitioner anger att ett à-pris är ett “pris för enhet av arbete” och i praktiken är à-priser är ett praktiskt sätt att avtala om ersättningar när vissa saker är kända och andra okända. Ett à-pris är helt enkelt ett pris som är “färdigt till kund”, men där antalet av detta pris normalt sett inte är känt i förväg.

Det kan t.ex. handla om att du i förväg vet att det kommer behövas elektriker för att utföra arbeten, men att omfattningen av dessa arbeten är svår att uppskatta. Då är det svårt att inkludera dessa i den fasta ersättningen, och rörlig ersättning är att föredra. I denna situation är ett à-pris per timmes arbete av yrkeskategorin elektriker ett à-pris som kan vara lämpligt att ha med i avtalet.

Exempel på vanligt förekommande à-priser

  •  à-pris per timme för arbete av en viss yrkeskategori
  • à-pris per kvm gräsmatta för klippning och övriga föreskrivna åtgärder
  • á-pris per dörrstängare och år för tillsyn och skötsel
  • à-pris för byte av en strömbrytare

Som synes kan det variera vad som à-priserna innehåller. Vad som är lämpligt avgörs av entreprenadens utformning, men en bra tumregel är att ett à-pris ska vara kalkylerbart för Leverantören. 

À-priser är ett bra komplement till fast ersättning och löpande räkning, och de är vanligt förekommande i Aff-entreprenader. 

Tydliga à-priser

Eftersom arbete endast omfattar material om man har angivit så, behöver det vara tydligt om ett à-pris ska omfatta material. Överhuvudtaget är ett “bra” à-pris tydligt, kalkylerbart samt passar entreprenaden. 

Ett sätt att göra à-priserna tydliga är att hänvisa till de punkter som ABFF 15 räknar upp i kap 6 § 3. Här ska man komma ihåg att självkostnadsprincipen och à-priser är helt olika saker, då ett à-pris inte utgår från L:s självkostnad. Däremot är punktlistan över de kostnader som L får räkna i sin självkostnad ett bra sätt att förtydliga vad som ska ingå i ett à-pris. 

Aff-definitioner förtydligar också i sin kommentar att ett à-pris innefattar entreprenörsarvode, man får alltså inte lägga på det ovanpå à-priset. 

Tillbaka

Uppdatera från äldre Aff

Har du ett äldre avtal och ska göra ett nytt?

För dig som har en befintlig entreprenad där avtalet baseras på äldre versioner av Aff så uppstår ofta frågan “hur omvandlar jag till aktuell version av Aff? Svaret beror på vilken version av Aff ditt befintliga avtal är. Men en sak är gemensamt – passa på att gå igenom ditt behov i samband med att du skapar ett nytt avtal. Även om entreprenaden fungerar så kanske inte behovet helt stämmer överens med avtalet, då det ofta sker mindre förändringar av verkligheten under entreprenadtiden.

Från Admin och Teknik till Tjänstebeskrivning

Om ditt befintliga avtal har en helt annan struktur än dagens Aff behöver du göra ett helt nytt avtal. Här får vi ofta frågan om vi har en översättningstabell från “gamla” Aff till den nuvarande. Men det är inte bästa sätt att angripa frågan. För det är ju inte bara kodstrukturen som är ny, innehållet är också uppdaterat och moderniserat.  Börja istället med att identifiera vilka tjänster du behöver, och se hur dessa kodas och beskrivs i Aff idag. Jämför med ditt befintliga avtal och se om det är några särskilda skrivningar du vill använda från ditt befintliga avtal. 

Från SF till Kontrakt och Övergripande tjänstekrav

Tidigare användes Särskilda föreskrifter (SF-delen) för att beskriva såväl kommersiella villkor som olika krav kopplade till leveransen. Precis som med tjänsterna så kan man börja med att plocka ut Kontraktsformulär och Övergripande tjänstekrav för att se struktur och förslag på texter. Hämta de villkor i din befintliga SF-del som du vill använda och arbeta in dem på de nuvarande platserna och se om du ska uppdatera villkoren i enlighet med de nuvarande mallarna. 

Aff-definitioner och ABFF

För avtalet gäller den version av ABFF och Aff-definitioner som står angiven i avtalet. För att ABFF 15 ska bli grunden istället för exempelvis ABFF 04 så behöver du bara ange ABFF 15 som kontraktshandling istället för ABFF 04.  

Vid hänvisning till nya versioner behöver du dock vara uppmärksam på två saker:

  • Det kan förekomma hänvisingar till framförallt ABFF på olika ställen. ABFF 15 har en annan numrering i kap 1 än ABFF 12, så säkerställ att hänvisningarna är uppdaterade såväl med rätt årtal på ABFF som med rätt paragraf.
  • Se till att använda begrepp följer aktuell utgåva av Aff-definitioner. Exempelvis har termen "felavhjälpande underhåll" ersatts av "avhjälpande underhåll", och då behöver det ändras på samtliga ställen begreppen används i handlingarna.
Tillbaka

Certifierade byggnader

Hur förhåller sig Aff till miljöcertifierade byggnader?

Idag är många byggnader miljöcertifierade på olika sätt, och fastighetsägarna arbetar ofta aktivt med hållbarhetsfrågan. Därför är det viktigt att ha kunskap om hur miljöcertifierade byggnader hanteras avtalsmässigt i en Aff-entreprenad. 

Till att börja med så behöver Beställaren vara tydlig med att beskriva vad som är grunden till certifieringen – både vilket system det är och vilka kriterier som byggnaden uppnått. Först då finns det möjlighet för en Leverantör att förstå hur certifieringen påverkar dem i entreprenaden. 

Nästa steg är att säkerställa att avtalet och certifieringskraven korrelerar med varandra samt att formulera texter om vad Leverantören förväntas åta sig avseende certifieringen.

Även om processen i sig är enkel är det mycket att sätta sig in i och mycket att ta hänsyn till. Därför har vi tagit fram en hjälp som du kan ladda ner och läsa i lugn och ro. 

Ladd ner pdf