Använda Aff

Vad är Aff?

Aff är ett hjälpmedel för att göra överenskommelser om återkommande tjänster. Mest känt är det att Aff lämpar sig för fastighetsförvaltning och fastighetsdrift, men Aff är lika anpassat för t.ex. utemiljöskötsel, arbetsplatsservice och städning.

Aff innehåller fasta branschregelverk (ABFF och Aff-definitioner) och mallar som hjälper dig att göra en komplett upphandling och avtal. Dessutom finns det olika stödjande dokument. Vi brukar kalla det Aff-dokumentationen. 

Här ser du vad som ingår i Aff-dokumentationen och vilken roll dokumentet har:

Mallarna innehåller både en kodad rubrikstruktur och olika typer av texter som hjälper dig skapa tydliga dokument. Strukturen är känd i branschen och gör det lätt att hitta i dokumentationen. 

Vill du läsa mer om Aff-dokumentationen? Gå till Kunskapsbanken, där har vi samlat ihop mycket mer information om Aff-dokumentationen.

Varför använda Aff?

Aff ges ut av den ideella branschföreningen Aff Forum för förvaltning och service, bestående av branschens olika parter. Det innebär att Aff är framtaget av parterna – beställare och leverantörer – i samråd. Det gör att både beställare och leverantörer gynnas av att använda Aff, då reglerna är kända och skäliga för båda parter.

Dessutom är tjänsteentreprenader komplexa. För att få den önskade leveransen till rätt pris är det viktigt med ett tydligt avtal. Aff-dokumentationen ger dig såväl en juridisk grund i ABFF, som mallar för att beskriva tjänsterna och övriga krav. Det ökar chansen till jämförbara anbud och i slutändan en fungerande entreprenad.

Fördelar med att använda Aff:

Så här använder du Aff

Du använder Aff i det vi kallar Aff Avtalssystem. Det är ett webbaserat system som innehåller allt du behöver för att skapa Aff-avtal. I systemet får du tillgång till branschregelverket ABFF, Aff-definitioner och samtliga mallar som hjälper dig att skapa ett avtal. 

Ta en titt på hur avtalssystemet ser ut vid användning.

För att få tillgång till Avtalssystemet köper man ett abonnemang med personliga användarlicenser. Ett företag kan ha en eller flera licenser, där tillkommande licenser är billigare än den första baslicensen. När du har köpt Aff Avtalssystem får du ett mail med inloggningsuppgifter. För att logga in klickar du på inloggnings-ikonen överst på hemsidan och väljer Aff Avtalssystem.

När du har loggat in dig så är du klar att börja arbeta med Aff. Du kan skapa nya avtal/förfrågningsunderlag från grunden, eller utgå från någon av våra mallar. I Avtalssystemet finns det ett fylligt hjälp-avsnitt som guidar dig.

För dig som endast ska göra ett avtal inom ett begränsat område finns det ett par särskilt anpassade mallar:

  • Mindre entreprenader
  • Städmallen

Mallarna innehåller alla delar av Aff Avtalssystem du behöver för att göra en upphandling och teckna avtal, men bara inom det område mallen är tänkt för. Utöver det är texterna framtagna specifikt för mallen, så de ska passa för den typen av entreprenader.

Utöver detta finns även en specialiserad avtalsmall som endast avser energioptimering, med fokus på flerbostadshus. Den är framtagen i ett projekt på uppdrag av Energimyndigheten, och finns därför inte i Avtalssystemet. Mallen Teknisk förvaltning energi är i word-format och du köper den för en administrativ avgift.

Känner du inte igen dig?

Har du ett äldre avtal och behöver göra ett nytt kan det vara så att du inte känner igen dig i Aff-dokumentationen. Innan 2014 så hade Aff en annan struktur, och dokumenten hade namn som Särskilda föreskrifter, Tekniska arbetsuppgifter, Administrativa arbetsuppgifter m.fl. På den tiden såldes Aff som tryckta dokument och word-mallar, men idag återfinns allt innehåll istället  som en del av Aff Avtalssystem. Med andra ord säljer vi inte längre dokument, utan tillgång till vårt Avtalssystem. 

Ett par undantag finns dock:

Behöver du hjälp?

Vi svarar gärna på dina frågor

Vi på Aff – Forum för förvaltning och service svarar gärna på frågor om Aff-dokumentationen. Har du en inloggning till Aff Avtalssystem så finns det ett väl utbyggt ”Hjälp-avsnitt” att ta del av, inklusive videoguider.

Om du däremot behöver lite mer hjälp med t.ex. en upphandling eller tolkning av ett enskilt avtal så rekommenderar vi att ni tar kontakt med något av konsultföretagen bland våra medlemmar. Har ni svårt att hitta rätt person på företagen så kontakta oss så hjälper vi er med kontaktuppgifter.

face_2