Starta upp och avsluta

I denna kategori kommer du hitta  information som är bra när du ska starta upp eller avsluta en entreprenad. Vi bygger på innehållet vartefter.

Tillbaka

Statuskontroll

Varför gör man en statuskontroll egentligen?

Vad termen statuskontroll betyder finns definierat i Aff-definitioner 15, där det framgår att det är “en undersökning som syftar till att fastställa tillstånd och funktion hos ett objekt eller en tjänst”. Det framgår också att statuskontroll kan utföras före, under eller i slutet av en entreprenad. 

Att statuskontrollen är viktig kan vi också räkna ut, för den finns omnämnd på fler ställen i ABFF 15. Dels i kap 2 § 4, där det framgår att man ska göra en statuskontroll när entreprenaden påbörjas, om det inte står något annat i kontraktshandlingarna. Utöver det är hela kapitel 7 tillägnat den avslutande statuskontrollen.

Så långt allt väl, men varför gör man en statuskontroll egentligen?

"Vi måste göra en nollställning..."

När en inledande statuskontroll är genomförd så kanske den visar på en sämre status för byggnaden, utemiljön, bokföringen som har kontrollerats. Då uppstår ofta en diskussion kring begreppet “nollställning”.  Med det avses ofta att återställa statusen till någon form av normalstatus. Det kan såklart vara en bra idé, men det är inget måste. Frågan som ska ställas är istället:

“Hur påverkar den befintliga statusen den kommande entreprenaden?”

Att statusen är sämre än förväntat kan påverka leverantörens arbete, men det är inte säkert. Det är dock viktigt att ingående status dokumenteras, så att det blir tydligt vad leverantören tar över och ansvarar för. Så nästa fråga som bör ställas är:

“Vilket ansvar tar den tillträdande leverantören över avseende status?”

Ingående status påverkar leverantören ansvarsmässigt på olika sätt. Om det exempelvis är en skada i golvet på ett trapphus där en leverantör ska göra tillsyn, påverkas tillsynen i sig inte nämnvärt. Däremot vad som ska rapporteras som avvikelse vid tillsynen. Inte heller kan leverantören i ett senare skede hållas ansvariga för skadan i sig, då den finns dokumenterad i statuskontrollen. 

Avslutande statuskontroll

Den avslutande statuskontrollen fokuserar på att kontrollera huruvida entreprenaden uppfyller kontraktsenliga fordringar.  Det handlar alltså inte om att göra en allmän bedömning av statusen på exempelvis en byggnad, utan att utifrån status på ett objekt eller tjänst kontrollera huruvida leverantören uppfyller kraven i avtalet.

Det innebär att den som gör kontrollen behöver vara insatt i avtalet för att kunna göra en bra avslutande statuskontroll. 

Kontroll är inte besiktning

I byggbranschens regelverk AB 04 och ABT 06 motsvaras avslutande statuskontroll av “slutbesiktning”. Det finns en anledning till att man i ABFF har valt ett annat begrepp. 

Vid slutbesiktningen kan entreprenaden godkännas, eller ej godkännas. Något sådant godkännande finns inte inbyggt i avslutande statuskontrollen. 

Istället dokumenteras samtliga avvikelser och sedan så hanteras eventuella fel i entreprenaden enligt ABFF 15 kap 5. Med andra ord görs ingen skillnad på om felen upptäcks vid avslutande statuskontroll eller vid annat tillfälle.

Tillbaka

Startmöte

Måste vi ha ett startmöte?

Ja – det måste ni. Åtminstone om ni inte avtalat om något annat. I ABFF 15 kap 3 § 4 framgår att “Parterna ska vid kontraktstidens början hålla startmöte.” Det innebär att startmöte ska hållas, såvida inte Kontraktet innehåller en skrivning där en avvikelse från ABFF 15 tydligt framgår.

Men varför är det så viktigt med startmöte att det står inskrivet i ABFF 15? Det finns fler anledningar till det, men en av dem är att få behöriga företrädare för respektive part till bordet och på så sätt kunna “bocka av” frågor som är väsentliga för samarbetet framöver. Mötet är helt enkelt beslutsmässigt.

Det handlar också om att få upp oklarheter och sådant som kan tolkas olika i ett så tidigt skede som möjligt, därför framgår det också att man ska gå igenom kontraktshandlingarna under mötet. För att det ska fungera praktiskt så behöver båda parter ha läst in sig och fundera på vilka ställen som de vill lyfta fram, då det är enormt tidskrävande att gå igenom varje detalj. 

Ett exempel på vad något som kan komma upp under mötet är former för rapportering och möten. I kontraktshandlingarna kanske det endast framgår att möten och rapportering ska ske med en viss frekevens. På startmötet kan man då klargöra formerna, vilka roller som respektive part tänker sig vara med på mötena och vilken behörighet de har att företräda sin part. Eftersom mötet ska protokollföras och undertecknas av ombuden så blir det då tydligt att båda parter är överens om det man kommer fram till. 

Tips inför startmötet

Gå igenom kontraktshandlingarna noga, och leta efter:

  1. Ställen där det framgår “att” men inte “hur” och fundera på hur du/din part tänker er utförandet. Lyft upp dessa punkter på mötet.
  2. Skrivningar som skulle kunna tolkas olika av Beställare och Leverantör. Notera dessa och diskutera dem internt. Det kan kännas jobbigt att ta upp dem direkt, men det är bästa tillfället. Är ni inte överens nu kommer ni inte bli det senare heller, bättre att reda ut frågan. Kommer ni inte överens på mötet så finns det dokumenterat och ni kan snabbt ta hjälp för att komma vidare.

     

  3. “Glapp” i kontraktshandlingarna. Det vill säga sådant som Leverantören kan gissa att Beställaren vill ha utfört men som inte finns korrekt beskrivet. Startmötet är rätt tillfälle att lyfta dessa frågor. 

Fundera också på hur ni ser framför er att samverkan och informationsutbyte ska ske under entreprenaden, så att ni kommer förberedda till mötet. 

Tillbaka

Kvalitets- och miljöplan

Är inte det samma sak som vårt kvalitetsledningssystem?

En kvalitets- och miljöplan för entreprenaden är inte samma sak som Leverantörens kvalitets- och miljöledningssystem. Medan ledningssystemet gäller generellt för Leverantörens verksamhet är planen något som helt riktar in sig på den enskilda entreprenaden.

Enligt ABFF 15  kap 2 § 3 ska Leverantören “sedan avtalet ingåtts upprätta kvalitetsplan och miljöplan för entre-
prenaden och därvid inarbeta de kvalitets- och miljökrav som Beställaren redovisat”. Syftet med planen kan förenklat sägas vara att Leverantören ska redogöra för hur man ska göra för att verkligen nå dessa krav. För om man ska uppnå en viss kvalitetsnivå är första steget att göra en plan för hur det ska ske – det kommer inte hända av sig självt.

Eftersom kvalitets- och miljökraven normalt är ganska övergripande blir följden ofta att Leverantören behöver beskriva hur denne ska göra för att säkerställa att entreprenaden i allt väsentligt utförs avtalsenligt. Om det exempelvis framgår att ett kvalitetskrav är att “antalet felanmälningar från hyresgäster ska minska” behöver ju Leverantören redovisa hur denne avser arbeta i just den här entreprenaden för att uppnå det kvalitetskravet. 

I det här fallet kan det innebära att Leverantören beskriver hur de planerar, genomför och följer upp tillsyn och skötsel. Och “hur”  betyder att redovisningen svarar på frågorna:

  • Vad ska göras?
  • När ska det göras?
  • Vem ska göra det?

Detta gäller för såväl planering som genomförande och uppföljning. 

Det som också framgår av ABFF 15 kap 2 § 3 är att Leverantören ska dokumentera åtaganden enligt planen. Med andra ord – står det i planen att en arbetsledaren ska göra stickprovskontroller i fastigheterna ska den kontrollen också dokumenteras. 

Det grundläggande tipset om kvalitets- och miljöplaner är att de ska tas fram av de personer som verkligen kommer arbeta med entreprenaden, och att svara på frågeställningarna ovan på ett tydligt sätt. Har man tänkt igenom hur man ska göra krävs det inte så mycket text för att redovisa utförandet.