Startmöte

Måste vi ha ett startmöte?

Ja – det måste ni. Åtminstone om ni inte avtalat om något annat. I ABFF 15 kap 3 § 4 framgår att ”Parterna ska vid kontraktstidens början hålla startmöte.” Det innebär att startmöte ska hållas, såvida inte Kontraktet innehåller en skrivning där en avvikelse från ABFF 15 tydligt framgår.

Men varför är det så viktigt med startmöte att det står inskrivet i ABFF 15? Det finns fler anledningar till det, men en av dem är att få behöriga företrädare för respektive part till bordet och på så sätt kunna ”bocka av” frågor som är väsentliga för samarbetet framöver. Mötet är helt enkelt beslutsmässigt.

Det handlar också om att få upp oklarheter och sådant som kan tolkas olika i ett så tidigt skede som möjligt, därför framgår det också att man ska gå igenom kontraktshandlingarna under mötet. För att det ska fungera praktiskt så behöver båda parter ha läst in sig och fundera på vilka ställen som de vill lyfta fram, då det är enormt tidskrävande att gå igenom varje detalj. 

Ett exempel på vad något som kan komma upp under mötet är former för rapportering och möten. I kontraktshandlingarna kanske det endast framgår att möten och rapportering ska ske med en viss frekevens. På startmötet kan man då klargöra formerna, vilka roller som respektive part tänker sig vara med på mötena och vilken behörighet de har att företräda sin part. Eftersom mötet ska protokollföras och undertecknas av ombuden så blir det då tydligt att båda parter är överens om det man kommer fram till. 

Tips inför startmötet

Gå igenom kontraktshandlingarna noga, och leta efter:

  1. Ställen där det framgår ”att” men inte ”hur” och fundera på hur du/din part tänker er utförandet. Lyft upp dessa punkter på mötet.
  2. Skrivningar som skulle kunna tolkas olika av Beställare och Leverantör. Notera dessa och diskutera dem internt. Det kan kännas jobbigt att ta upp dem direkt, men det är bästa tillfället. Är ni inte överens nu kommer ni inte bli det senare heller, bättre att reda ut frågan. Kommer ni inte överens på mötet så finns det dokumenterat och ni kan snabbt ta hjälp för att komma vidare.

     

  3. ”Glapp” i kontraktshandlingarna. Det vill säga sådant som Leverantören kan gissa att Beställaren vill ha utfört men som inte finns korrekt beskrivet. Startmötet är rätt tillfälle att lyfta dessa frågor. 

Fundera också på hur ni ser framför er att samverkan och informationsutbyte ska ske under entreprenaden, så att ni kommer förberedda till mötet. 

Lämna ett svar