Hjälp att följa upp dina entreprenader
Tjänsteentreprenader är avtal som ofta löper i många år, men trots det så lägger vi gärna större energi på upphandlingen är på uppföljningen. Det leder inte sällan till stora problem – både för beställare och leverantörer. Problemet för beställarna är uppenbart – utan uppföljning får man sällan den tjänst som de har betalat för. Men även leverantörerna behöver uppföljning. För om avtalen är fulla med krav som inte följs upp så gynnar det oseriösa aktörer som räknar med att inte behöva följa avtalet.
För att hjälpa branschen har Aff tagit fram en uppföljningsguide, som du hittar i Kunskapsbanken. Arbetet har utförts av ämnesexpert Anna Cedvén med en referensgrupp bestående av beställare, leverantörer och konsulter:
- Jolanda Lemberg, Stockholms Stad
- Martina Näsman, Familjebostäder
- Nikolaos Dimitriadis, Solna Stad
- Thomas Österberg, Micasa Fastigheter i Stockholm
- Christoffer Liljendahl, Grön stad
- Jon Rackner, Fastighetssnabben
- Micael Pamberg, HSB Stockholm
- Joakim Koski, Svefa
"Varför har vi ens avtal, om ingen ändå läser dem?"
Joakim Koski, konsult på Svefa och referensgruppsdeltagare berättar om sina erfarenheter avtalsuppföljning.
– Eftersom jag själv har ansvarat för liknande avtal, och dessutom särskilt jobbat med att säkerställa avtalsenligt utförande, förstår jag vad som är viktigt för både beställare och leverantör. Och jag kan få beställaren att även se leverantörens perspektiv.
Men att beställaren ser leverantörens perspektiv betyder inte att man ska vara ”snäll” och släppa på kraven. För Joakim är det viktigt att man faktiskt följer avtalen.
– Det handlar inte om att sätta dit leverantören, utan att fråga sig om vi har fått vad vi betalar för. Och för att göra det behöver man ovillkorligen lära sig avtalet!
– Ibland tänker jag att man tar för lätt på uppföljningen. I en outsourcing för länge sedan så trodde man att entreprenaden skulle sköta sig själv, och att det bara behövdes en kontaktperson – men det är sällan verkligheten.
Uppföljningsguiden tycker Joakim är en jättebra hjälp på vägen, eftersom den steg för steg går igenom hur man ska ta sig an uppföljningen. Det finns dessutom mallar för mötesagendor och rapporter, så att man inte behöver uppfinna allting själv.
– Den här borde alla som jobbar med entreprenader läsa, både beställare och leverantör. Även leverantören behöver ju internt följa upp att de följer avtalet. Jag hoppas att vi kan bidra till att fler förstår hur viktig uppföljningen är för att få fungerande entreprenader, och att de får hjälp att komma igång.
