Själva upphandlingssituationen hanteras i Aff av Upphandlingsföreskrifter samt rådstexter om hur man upprättar ett anbudsformulär. Upphandlingsföreskrifterna är en välutvecklad mall där det finns såväl rådstexter som exempeltexter att låta sig inspireras av, allt strukturerat i olika kapitel.
Regler för upphandlingen
Upphandlingsföreskrifterna hanterar enbart vad som ska ske i upphandlingsskedet, såsom kontaktpersoner för anbudet, när anbudet ska lämnas, kvalificering och utvärdering m.m. När entreprenaden väl påbörjas har normalt inte upphandlingsföreskrifterna någon funktion längre, även om de fortfarande är en del av förfrågningsunderlaget.
Vill du ställa kvalificeringskrav som också ska upprätthållas under entreprenadtiden, såsom krav på kvalitetsledning? Då kan det vara bra att ställa de kraven i övriga handlingar och sedan hänvisa dit från Upphandlingsföreskrifterna, så blir kraven lättare att följa upp under entreprenadtiden.
Texterna i Upphandlingsföreskrifterna är anpassade för att klara regelverken gällande offentliga upphandlingar, men strukturen är även väl användbar vid alla typer av upphandlingar. Rådstexterna anger dessutom de ställen då det normalt skiljer sig mellan offentliga och icke offentliga upphandlingar, t.ex. när man vanligtvis använder andra termer.
Upphandlingsföreskrifterna innehåller sju kapitel:
- UF1 Allmän orientering
- UF2 Kontaktpersoner, visning av objekt
- UF3 Upphandlingens förutsättningar
- UF4 Prövning
- UF5 Utvärdering av anbud
- UF6 Meddelande om beslut efter anbudsprövning efter tilldelningsbeslut
- UF7 Tecknande av kontrakt
